Dopo l’identificazione del cliente, la valutazione del rischio e l’eventuale segnalazione, c’è un altro pilastro del sistema antiriciclaggio: la conservazione dei dati. Un obbligo che riguarda tutti i soggetti tenuti alla normativa, ma che spesso viene preso con leggerezza. Con l’avvocato Matteo Remonato, cerchiamo di capire perché si tratta invece di una questione delicata, concreta e, come vedremo, potenzialmente rischiosa se trascurata.
Avvocato Remonato, partiamo dal principio: quali dati devono essere conservati?
«Tutti quelli raccolti nell’ambito dell’adeguata verifica della clientela, in particolare:
- copie e riferimenti dei documenti identificativi;
- informazioni sul titolare effettivo e sullo scopo del rapporto;
- dati relativi alle operazioni effettuate;
- esiti delle valutazioni di rischio;
- eventuale corrispondenza rilevante.
La conservazione deve permettere, in caso di controllo, di ricostruire in modo completo i rapporti e le operazioni.»
Per quanto tempo vanno conservati?
«Per almeno 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.
È un termine lungo, ma stabilito dal D.Lgs. 231/2007 proprio per garantire la tracciabilità nel tempo, anche se le indagini partono molti anni dopo.»
Quindi se una consulenza si chiude oggi, i dati restano “vivi” per un decennio?
«Esatto. E non basta tenerli “da qualche parte”: devono essere facilmente accessibili, leggibili e protetti. La normativa richiede modalità che ne garantiscano integrità e riservatezza.»
Questo comporta obblighi anche in termini di sicurezza informatica?
«Assolutamente sì. Oggi i dati sono quasi sempre digitali, quindi servono: backup regolari, controlli sugli accessi, tracciabilità delle modifiche e, se possibile, sistemi certificati.
Una violazione non comporta solo rischi sotto il profilo antiriciclaggio: può integrare anche violazioni della normativa sulla protezione dei dati personali (GDPR).»
Cosa succede se un professionista non conserva correttamente i dati?
«Le conseguenze possono essere rilevanti. In caso di ispezione UIF, Guardia di Finanza o Ordine professionale, l’assenza o disordine della documentazione può portare a sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, a rilievi disciplinari.»
È possibile delegare questa attività a un soggetto terzo?
«Sì, la legge lo consente, ma con cautela. Il professionista può avvalersi di provider esterni per la conservazione, purché garantiscano integrità, sicurezza e disponibilità dei dati.
Attenzione però: la responsabilità finale resta sempre in capo al soggetto obbligato. La delega non esonera da eventuali sanzioni.»
Qual è l’errore più frequente che incontra?
«Due in particolare:
- non aggiornare i dati: raccolti all’inizio e poi mai più rivisti;
- conservazione disordinata o frammentata, tale che in caso di controllo nessuno riesce a ricostruire il percorso.
La conservazione deve essere vista come un archivio ragionato, non come un cassetto dove accumulare documenti.»
Avvocato Remonato, un consiglio pratico?
«Creare procedure semplici ma chiare, note a tutto lo staff. Ognuno deve sapere dove sono i documenti, come sono protetti e per quanto tempo vanno custoditi.
Non serve una “cassaforte svizzera”: serve ordine, metodo e responsabilità.»
Giulio Valerio Santini.
Prossimo episodio: Il titolare effettivo: chi è, come si identifica e perché è importante.
